Le courriel arrive un mardi après-midi : « Nous avons le plaisir de vous informer que votre soumission a été retenue. » Bravo. Maintenant les choses sérieuses commencent. Voici la séquence des 60 premiers jours après l'attribution d'un contrat public.
J+0 à J+7 : la confirmation officielle
L'avis informel (courriel, appel) précède toujours l'avis officiel. L'organisme public doit publier le résultat d'attribution sur SEAO dans les 15 jours suivant la décision. Tant que ce n'est pas fait, ne vous engagez auprès d'aucun fournisseur ni sous-traitant.
Pendant cette période, l'organisme prépare le contrat formel à signer. Ce document reprend les conditions de l'appel d'offres mais ajoute des clauses spécifiques : modalités de paiement, livrables, pénalités, résiliation.
À faire de votre côté :
- Relire le contrat en entier avant de signer
- Vérifier que rien ne contredit ce que vous avez soumis
- Faire valider par un comptable ou un conseiller juridique si la valeur dépasse 100 000 $
J+7 à J+21 : la garantie d'exécution
La plupart des contrats publics exigent une garantie d'exécution équivalente à 10 % de la valeur du contrat (parfois 50 % en BTP municipal). Elle protège l'organisme contre une défaillance de votre part.
Trois options pour la fournir :
- Chèque visé ou traite bancaire — simple, mais immobilise vos liquidités
- Lettre de garantie bancaire — votre institution émet une garantie irrévocable, vous payez une prime annuelle (~1-2 % du montant)
- Cautionnement — émis par un courtier spécialisé (Western, AVIVA, Intact), prime plus basse mais exige un dossier financier solide
Pour un contrat de 200 000 $, ça veut dire 20 000 $ à immobiliser ou à cautionner avant même le début des travaux. Anticipez le cash-flow.
J+21 à J+30 : la signature et le démarrage
Une fois la garantie déposée, vous signez le contrat. À partir de là :
- L'organisme vous remet un bon de commande officiel (ou réquisition)
- Le délai d'exécution commence à courir
- Vous pouvez engager vos fournisseurs et sous-traitants
Piège fréquent : démarrer les travaux avant la signature finale parce que le courriel d'attribution semblait suffisant. Si pour une raison administrative le contrat est annulé entre l'attribution et la signature (rare mais arrivé), vous n'avez aucun recours pour les coûts engagés.
J+30 à J+60 : la première facturation
Les conditions de paiement sont toujours dans le contrat. Au Québec, deux modèles dominent :
- Net 30 jours après facturation acceptée — la plupart des contrats de services
- Paiement progressif au pourcentage d'avancement — typique en BTP, avec retenue de 10 %
Pour facturer :
- Émettez votre facture selon le format exigé dans le contrat (numéro de bon de commande, ventilation, taxes)
- Envoyez-la à la bonne adresse de facturation (souvent différente du contact projet)
- Suivez l'accusé de réception dans les 5 jours ouvrables — sinon, relancez
La Loi sur les contrats des organismes publics impose un délai de paiement de 30 jours. Au-delà, vous pouvez exiger des intérêts au taux légal. Peu de PME le font par crainte de froisser le client, mais c'est votre droit.
Les attestations à maintenir
Pendant toute la durée du contrat, vous devez garder à jour :
- L'attestation de Revenu Québec (renouvelable, 90 jours de validité)
- L'attestation CNESST (renouvelable, 30 jours de validité)
- La licence RBQ si applicable, avec les bonnes sous-catégories
Si une attestation expire et que vous facturez, l'organisme peut suspendre le paiement jusqu'à régularisation.
La capitalisation pour la suite
Votre premier contrat public est aussi votre première référence. Documentez tout :
- Photos avant/après
- Témoignage du chargé de projet
- Bilan budgétaire interne (réel vs soumissionné)
- Difficultés rencontrées et leçons apprises
Ces éléments serviront pour vos 5 à 10 prochaines soumissions. Les références récentes et vérifiables sont souvent ce qui fait la différence entre deux soumissionnaires de prix équivalent.
En résumé
Le jour J de l'attribution n'est pas la fin du marathon : c'est le début. Anticipez la garantie d'exécution, lisez le contrat ligne par ligne, et structurez votre facturation dès le premier jour. Et surtout, transformez cette première victoire en machine à références pour la suite.
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